Informação relativa ao uso da plataforma informática Cisco Webex Meetings

Informação relativa ao uso da plataforma informática Cisco Webex Meetings

Considerando:

1- O termo das férias judiciais da Páscoa ocorre no dia 13 de Abril de 2020 (cfr. Art.º 28º da LOSJ);

2- Portugal encontra-se em plena vigência do estado de emergência decretado com fundamento em pandemia de origem viral, por razões de saúde pública;

3- No contexto descrito em 2), a Lei 1-A/2020 de 19 de Março, alterada pela Lei 4- A/2020 de 6 de Abril de 2020 prevê, no seu art.º 7º n.ºs 5 al. a) e 7 al. a), que a realização de diligências que requeiram a presença física das partes, dos seus mandatários ou de outros intervenientes processuais, bem como a prática de quaisquer atos processuais e procedimentais se realize através de meios de comunicação à distância adequados, designadamente teleconferência, videochamada ou outro equivalente;

4- Na sequência de diligências realizadas pelo CSM junto do IGFEJ, este instituto informou que a comunicação à distância poderia ser concretizada com recurso a três plataformas diferentes, de utilização alternativa, a saber:

1. Com utilização de equipamentos de VC (“codecs”) nos Tribunais – este sistema permite a realização de videoconferências multiponto (i.e., com vários intervenientes em simultâneo). As salas virtuais neste sistema serão coordenadas pelo Helpdesk do IGFEJ.
2. Com utilização do software da Microsoft, o Teams (na sequência da recente libertação, pela Microsoft, de licenças gratuitas para a Justiça). Nesta modalidade, foi referido que bastava aos utilizadores instalarem o Teams e entrarem na plataforma com o seu correio eletrónico profissional.
3. Com a utilização da ferramenta Cisco Webex Meetings, licenciada pelo IGFEJ;

5- O IGFEJ veio também comunicar a criação de salas de videochamada virtuais, na plataforma Cisco Webex Meetings, que permitem a ligação dos sistemas atualmente existentes nas salas de audiência com outros sistemas, computadores, tablets, etc.;

6- Verifica-se a necessidade, já confirmada pelos Srs. Juízes nas Comarcas, de prestação de informação sobre a concreta forma de utilização das plataformas informáticas disponibilizadas;

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Cumpre informar o seguinte:

a) Quanto aos concretos meios técnicos colocados pelo IGFEJ à disposição dos Tribunais, importa distinguir a necessidade de comunicação, para reunião ou conferência, entre Magistrados e/ou ligações com outros intervenientes (técnicos de reinserção social, medicina legal, serviços prisionais, equipas de acompanhamento de menores, etc.) e as diligências onde é necessário ou desejável a gravação das intervenções remotas (depoimentos, etc.).

Ainda sem ponderar as hipóteses em que a gravação é legalmente obrigatória, a plataforma informática pela qual se realizem as diligências de forma remota terá que garantir a possibilidade de exibição de documentos às testemunhas e demais intervenientes processuais.

Com esta necessidade, conexa com a comunicação, e das várias soluções apresentadas pelo IGFEJ (a saber: equipamentos de videoconferência (“codecs”) nos Tribunais – este sistema permite a realização de videoconferências multiponto i.e., com vários intervenientes em simultâneo; Microsoft Teams -na sequência da recente libertação, pela Microsoft, de licenças gratuitas para a Justiça; e por último, a plataforma Cisco Webex Meetings, licenciada pelo IGFEJ), apenas o Microsoft Teams e o Cisco Webex garantem a possibilidade de “upload” e “download” de ficheiros, assegurando a possibilidade de exibição de documentos aos intervenientes.

Tal possibilidade também pode ser assegurada pela acção de partilha de ecrã que ambas as plataformas contemplam.

Para o Cisco Webex, deverá ser utilizado preferencialmente equipamento (PC, tablet ou smartphone) com webcam e privilegiando o modo de apresentação do orador caso se pretenda uma melhor observação das expressões, posturas, etc., valorizada pelos Juízes em respeito ao princípio da imediação.

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b) Para as diligências em que se verifique a obrigação legal de registo fonográfico, o IGFEJ apenas sugere e/ou recomenda a utilização dos sistemas de videoconferência existentes nos Tribunais integrados através do equipamento de mistura e/ou amplificação da sala de audiências, ou a utilização da plataforma Cisco Webex e das salas virtuais de reunião já criadas e disponibilizadas aos Tribunais de Comarca, aos Tribunais da Relação e Supremo Tribunal de Justiça, nesta mesma plataforma.

As instruções para acesso e o manual já foram disponibilizados.

No entanto, afigura-se necessário que os Juízes possam receber algum acompanhamento na utilização inicial desta plataforma, até para se poderem familiarizar com a mesma.

Cumpre, assim, equacionar a necessidade de garantir apoio nesta matéria a prestar ou pelos técnicos de informática que prestam apoio aos Tribunais Judiciais ou Funcionários Judiciais para o efeito indicados pela DGAJ que possam fazer o acompanhamento inicial da instalação e utilização desta plataforma de comunicação remota.

Para o efeito da realização da gravação, importa garantir que um dos equipamentos utilizados é o sistema de videoconferência existente na sala de audiências do Tribunal, para a referida integração do som através do equipamento de mistura e/ou amplificação, podendo o(s) sistema(s) remoto(s) ser ou o mesmo sistema de videoconferência ou um equipamento com câmara a utilizar o software Cisco Webex.

A gestão das salas virtuais deverá ser assegurada pelas próprias Comarcas.

Caso se opte pela adição, como participante, numa videochamada, do sistema de gravação da sala de audiências do Tribunal, então o Funcionário Judicial terá que estar fisicamente presente nessa sala a fim de realizar os procedimentos necessários para “adicionar” o sistema de gravação do Tribunal à plataforma Cisco Webex e garantir que a gravação da diligência ocorre nos mesmo termos em que ocorreria caso a diligência estivesse a decorrer presencialmente no Tribunal.

Uma vez que a plataforma Cisco Webex é licenciada pelo IGFEJ, também é possível realizar as gravações das diligências diretamente a partir desta plataforma, a qual possui uma opção de gravação de som e imagem.

No entanto, o IGFEJ salienta que esta opção de gravação apresenta os constrangimentos associados à qualidade da gravação e à falta de “tags” de identificação dos depoimentos.

Deve ser evitada a gravação das diligências com recurso a outras plataformas de comunicação remota, como o WhatsApp, o Skype, o Zoom, o FaceTime e congéneres, pois nestes casos o risco da realização de gravações com má qualidade, a possibilidade de interceções e de adulteração das gravações, é acrescido.

Deve ser ainda considerado que o IGFEJ desaconselha a opção de instalação de um sistema de videoconferência em todas as salas dos Tribunais, de forma a permitir a audição dos diferentes intervenientes numa mesma diligência a partir de salas diversas, em virtude de tal opção não ser materialmente exequível.

Para os Tribunais de Execução de Penas, o sistema aconselhado pelo IGFEJ é o sistema de videochamada disponível nos Tribunais, o qual pode funcionar em modo multiponto.

Neste caso, deverá ser solicitada a intervenção do Helpdesk do IGFEJ que coordenará as salas virtuais de videoconferência.

Uma última nota quanto à gravação: caso se verifiquem muitos problemas na gravação, pode ser equacionada como solução a redução a escrito dos atos praticados na diligência e declarações dos intervenientes.

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c) Salienta-se ainda, como de grande importância, o conhecimento que os utilizadores de ferramentas de comunicação remota devem ter, de que o acesso remoto, desde que realizado fora dos Tribunais e portanto fora da rede (intranet) do Ministério da Justiça, estará sujeito aos constrangimentos próprios da rede contratada pelo utilizador, junto do seu provedor de internet, bem como do número de equipamentos e respetiva utilização que em simultâneo esteja a ocorrer, quando o utilizador realiza a videoconferência.

Por exemplo, se o utilizador estiver ligado em rede wireless e na mesma rede estiverem a ser realizadas operações de streaming próprias de serviços como Netflix, ou de jogos de consola, como os disponibilizados para Playstation, a qualidade de som e imagem da videoconferência será inferior, pela largura de banda que os serviços de streaming ocupam.

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d) No que respeita ao manual de utilização do Cisco Webex, o que foi disponibilizado pelo IGFEJ corresponde a um guia de iniciação rápida, cuja informação pode ser complementada com a consulta ao sítio web: “https://help.webex.com/ptbr/“ .

Atenta a relevância da questão no que tange à realização das diligências com produção de prova testemunhal ou interrogatório de arguidos, informa-se que a plataforma Webex, apesar de dotada de uma funcionalidade que permite o envio de mensagens privadas entre os utilizadores no decurso da videochamada, também disponibiliza a opção de desligar tal funcionalidade.

Em conformidade, o anfitrião da videochamada, deverá proceder do seguinte modo:

Para desativar o painel de mensagens num evento ativo:

• Dentro do evento, selecione o menu do Evento.
• Selecione “Opções”.
• Na janela “Opções do evento”, desmarque a caixa de seleção marcada mensagens, “chat”, “bate-papo”. Clique em OK.

A plataforma indicada possibilita ainda a atribuição de privilégios de anfitrião a qualquer participante na videochamada.

Esta função pode revelar-se de especial utilidade na atribuição de tais privilégios, pelo oficial de justiça que supervisiona a gravação das diligências, ao Juiz que preside aos trabalhos em cumprimento do disposto no art.º 602º do Código de Processo Civil e das disposições processuais congéneres que nas demais jurisdições assegurem poderes de direção dos trabalhos ao Juiz.

A atribuição de privilégios de anfitrião realiza-se do seguinte modo:

No painel de participantes, o anfitrião originário deverá clicar com o botão direito do rato sobre o nome do participante sendo que de seguida surge uma janela que contém a opção de atribuição de privilégios.

Para atribuição de todos os privilégios deve ser selecionada a opção com a designação correspondente.

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e) Tendo em vista o esclarecimento de dúvidas e a solução de constrangimentos atinentes ao uso da plataforma informática Webex para realização de diligências remotas, e que não encontrem resposta na informação que antecede, foi criado endereço de correio eletrónico: apoio.gavpm@ml.csm.org.pt para o qual poderão ser remetidos os pedidos de esclarecimento atinentes ao uso da mencionada plataforma, pelos Srs. Juízes em exercício de funções.

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f) Os Srs. Juízes Presidentes deram conhecimento ao CSM dos pedidos de atribuição de maior número de salas virtuais que apresentaram junto do IGFEJ, por considerarem que o número de salas inicialmente disponibilizado ficava aquém das reais necessidades das Comarcas.

Caso ocorram constrangimentos na realização de diligências, provocados pela falta de salas virtuais onde as mesmas se possam realizar, solicita-se que sempre que ocorram adiamentos de diligências por não haver, na data e hora designadas, sala virtual disponível para a respetiva realização, tais adiamentos sejam comunicados ao CSM para o endereço: csm@csm.org.pt, para que possam ser adotadas as medidas necessárias à supressão de tais constrangimentos.”.

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Lisboa, 21 de Abril de 2020

O Gabinete de Apoio ao Vice-Presidente e aos Membros